OBAVIJEST O OBRADI OSOBNIH PODATAKA

DOBAVLJAČA, POSLOVNIH PARTNERA, SURADNIKA I POSJETITELJA HUB-a

 

Gospodarsko interesno udruženja HRVATSKA UDRUGA BANAKA („Obavijest“) primjenjuje se na obradu osobnih podataka dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja, koju provodi Gospodarsko interesno udruženje HRVATSKA UDRUGA BANAKA, Zagreb , Nova Ves 17 („HUB“).

HUB je voditelj obrade osobnih podataka ispitanika dobavljača, poslovnih partnera (predstavnici članica HUB-a, članovi tijela HUB-a, sudionici na sjednicama i sastancima raznih odbora), suradnika (sudionici konferencija za financijsko tržište, konferencija za medije te aktivnosti u vezi s financijskom pismenosti) i posjetitelja, ako su oni fizičke osobe, odnosno njihovih radnika ili drugih predstavnika, ako su dobavljači i poslovni partneri, odnosno suradnici pravne osobe. Obavijest se ne primjenjuje na podatke o pravnim osobama niti na podatke u vezi s poslovanjem pravnih osoba.

U ovoj Obavijesti opisujemo tko smo mi, koje kategorije vaših osobnih podataka obrađujemo, kako i u koje svrhe ih obrađujemo, na koji način štitimo vaše osobne podatke te koja prava imate u vezi s našom obradom vaših osobnih podataka.

  1. KOJE KATEGORIJE OSOBNIH PODATAKA DOBAVLJAČA, POSLOVNIH PARTNERA, SURADNIKA I POSJETITELJA HUB PRIKUPLJA I OBRAĐUJE?

HUB prikuplja i obrađuje sljedeće kategorije osobnih podataka svojih dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja odnosno njihovih predstavnika:

  • Identifikacijski podaci

Ime, prezime, adresa, OIB, naziv i matični broj obrta, stupanj obrazovanja ili titula, tvrtka u kojoj rade i sl.

  • Kontakt podaci

Email adresa, broj telefona, podaci o prebivalištu/boravištu, i sl.

  • Podaci za plaćanje

Podaci o broju transakcijskog računa, banci u kojoj je račun otvoren, drugi financijski podaci i sl.

  • Fotografije

Samo iznimno, u slučaju objava na društvenim mrežama ili internetskim stranicama radi informiranja javnosti

HUB načelno ne prikuplja posebne kategorije osobnih podataka svojih dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja.

  1. U KOJE SVRHE HUB OBRAĐUJE OSOBNE PODATKE DOBAVLJAČA, POSLOVNIH PARTNERA, SURADNIKA I POSJETITELJA ODNOSNO NJIHOVIH PREDSTAVNIKA?

HUB obrađuje osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja ako oni surađuju s HUB-om ili ako na drugi način komuniciraju i ostvaruju poslovnu suradnju s HUB-om, odnosno ako sudjeluju u radu i aktivnostima tijela HUB-a, na konferencijama ili slično.

HUB obrađuje osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja u sljedeće svrhe:

  • radi sklapanja i izvršenja ugovora, obavljanja suradnje, pružanja usluga članicama te informiranja o aktivnostima

HUB obrađuje osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika ako oni surađuju s HUB-om. U tom slučaju HUB koristi osobne podatke radi pružanja članicama HUB-a usluge u okviru ciljeva HUB-a te u skladu s Ugovorom o osnivanju HUB-a, a tiču se informacija o odborima i stalnim ili povremenim radnim skupinama i operativnim grupama. HUB također obrađuje osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera, odnosno njihovih predstavnika u administrativne svrhe, primjerice radi komunikacije, slanja faktura ili plaćanja.

Također, osobni podaci ispitanika se obrađuju radi informiranja predstavnika članica HUB-a koji su članovi tijela HUB-a o aktivnostima tih tijela (npr. sjednice ili sastanci) te kako bismo ostali u kontaktu i informirali o aktivnostima HUB-a one osobe koje su sudjelovale na HUB-ovim sjednicama, sastancima, konferencijama ili drugim događajima.

Osobni podaci se obrađuju i u svrhu informiranja javnosti o aktivnostima HUB-a putem medija, uključujući društvene mreže i internetske stranice.

Moguće je da će HUB koristiti osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera, i ostalih ispitanika te predstavnika kako bi komunicirao s njima prije sklapanja ugovora i tijekom trajanja ugovornog odnosa  ili suradnje te kako bi odgovorio na pitanja i zahtjeve svojih dobavljača, poslovnih partnera i slično.

U tu svrhu HUB obrađuje identifikacijske i kontakt podatke dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i ostalih ispitanika te podatke o plaćanju.

U navedenom slučaju HUB obrađuje navedene osobne podatke jer je takva obrada nužna radi sklapanja i izvršavanja ugovora koji HUB sklopi s dobavljačima i poslovnim partnerima te radi kontaktiranja  i informiranja ispitanika na temelju privole.

  • radi poštivanja propisa od strane HUB-a

U određenim slučajevima HUB će obrađivati osobne podatke svojih dobavljača i poslovnih partnera radi poštivanja zakona i drugih propisa, odnosno radi poštivanja pravnih obveza HUB-a kao voditelja obrade. To se posebice odnosi na obveze vezane uz fakturiranje, poreze i druga davanja.

Moguće je da će HUB na temelju zakona i drugih propisa biti obvezan dostaviti osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera državnim institucijama ili nadzornim tijelima, ako je primjenjivo.

U tu svrhu HUB može obrađivati identifikacijske podatke dobavljača i poslovnih partnera, podatke o plaćanju i druge podatke koje dobavljači i poslovni partneri dostave HUB-u tijekom trajanja ugovornog odnosa.

U navedenom slučaju HUB obrađuje osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera jer je takva obrada nužna radi poštivanja pravnih obveza HUB-a.

  • radi efikasne zaštite i osiguranja osoba i imovine

HUB obrađuje osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja prikupljene putem videonadzora u svrhu zaštite osoba i imovine, kontrole radnog prostora te radi smanjenja izloženosti radnika riziku od razbojstva, provala, nasilja, krađa i sličnih događaja na radu ili u vezi s radom. U tu svrhu HUB može obrađivati snimke dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika.

Moguće je da će HUB na temelju zakona i drugih propisa biti obvezan dostaviti osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika državnim institucijama ili nadzornim tijelima.

U tu svrhu HUB obrađuje identifikacijske podatke dobavljača, poslovnih partnera, odnosno njihovih predstavnika i ostalih ispitanika.

U navedenim slučajevima HUB obrađuje osobne podatke jer je takva obrada nužna radi ostvarenja legitimnog interesa HUB-a da efikasno štiti osobe i imovinu, prostorije društva, uređaje i opremu u službenim prostorijama i objektima pod nadzorom i u vlasništvu društva, sprječavanja protupravnih radnji te utvrđivanja odgovornosti prema trećim stranama odnosno odgovornosti trećih strana prema društvu.

  1. KOLIKO DUGO HUB ČUVA OSOBNE PODATKE DOBAVLJAČA, POSLOVNIH PARTNERA, SURADNIKA I POSJETITELJA?

Osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika uključujući osobne podatke njihovih predstavnika, HUB čuva u razdoblju koje je potrebno za postizanje gore opisanih svrha.

HUB čuva navedene osobne podatke u rokovima propisanim zakonom i drugim propisima, a u određenim slučajevima koliko je to razumno i preporučljivo u kontekstu važećeg roka zastare.

Rokovi čuvanja osobnih podataka određeni su u Evidenciji aktivnosti obrade HUB-a.

HUB će održavati osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera i ostalih ispitanika točnima i ažurnima, na temelju podataka koje HUB-u dostavi predmetni dobavljač, poslovni partner ili predstavnik istih te drugi ispitanik.

Po proteku vremena potrebnog ili propisanog za obradu osobnih podatka, HUB će osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika na siguran način izbrisati ili uništiti.

  1. TKO IMA PRISTUP OSOBNIM PODACIMA DOBAVLJAČA, POSLOVNIH PARTNERA, SURADNIKA I POSJETITELJA?

Pristup osobnim podacima dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja te njihovih predstavnika mogu imati radnici HUB-a koji imaju ograničena prava pristupa i obrade podataka u svrhe obavljanja poslova njihovog radnog mjesta, osobito radnici koji obavljaju administrativne poslove, ugovaranja, plaćanja, organiziranja događanja HUB-a i sl.

Radnici HUB-a koji su ovlašteni na pristup ili drugi način obrade osobnih podataka dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika dužni su čuvati povjerljivost osobnih podataka i postupati u skladu s obavijestima o privatnosti, politikama, procedurama i ostalim općim aktima i ugovorom preuzetim obvezama HUB-a.

U mjeri u kojoj je to potrebno i dopušteno propisima, kako bi ostvario svrhe u koje su osobni podaci prikupljeni i/ili obrađeni, HUB ih može podijeliti s trećim primateljima kao što su:

  1. Članovi/članice HUB-a, ako je primjenjivo,
  2. pružatelji usluga, koji nam na temelju posebnih ugovora pružaju određene usluge koje mogu uključivati i obradu osobnih podataka dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika HUB-a, npr. pružatelji računovodstvenih, pravnih ili informatičkih usluga, itd.
  3. tijela javne vlasti ili pravni subjekti u privatnom vlasništvu, kada je HUB dužan dostaviti osobne podatke dobavljača i poslovnih partnera na temelju zakonske obveze ili kada je to potrebno da bi HUB zaštitio svoja prava i interese.

U nekim slučajevima osobni podaci mogu biti preneseni u države izvan Europske unije i Europskog gospodarskog prostora, koje imaju drugačije i moguće niže standarde zaštite osobnih podataka od standarda propisanih u Republici Hrvatskoj. U takvom slučaju HUB će poduzeti odgovarajuće mjere zaštite kako bi se osigurala prikladna zaštita vaših osobnih podataka. Takve mjere zaštite uključuju sklapanje ugovora sukladno obrascima koje je za tu svrhu odobrila Europska komisija (korištenje tzv. standardnih ugovornih klauzula za prijenos osobnih podataka u treće zemlje).

  1. KAKO SU ZAŠTIĆENI OSOBNI PODACI DOBAVLJAČA, POSLOVNIH PARTNERA, SURADNIKA I POSJETITELJA?

Kako bi zaštitio osobne podatke dobavljača, poslovnih partnera, suradnika i posjetitelja, HUB poduzima odgovarajuće mjere zaštite koje su u skladu s primjenjivim propisima o zaštiti privatnosti i podataka.

To uključuje i zahtjev prema pružateljima usluga HUB-a da provode odgovarajuće mjere kako bi zaštitili povjerljivost i sigurnost osobnih podataka dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika.

U svom poslovanju HUB je implementirao tehničke, fizičke i organizacijske mjere za zaštitu osobnih podataka dobavljača, poslovnih partnera i podizvođača od slučajnog ili nezakonitog uništenja, slučajnog gubitka, štete, izmjene, neovlaštenog odavanja ili pristupa te od svih ostalih oblika nezakonite i/ili pretjerane obrade.

  1. KOJA SU PRAVA DOBAVLJAČA, POSLOVNIH PARTNERA, SURADNIKA I POSJETITELJA I KAKO SE MOGU OSTVARITI?

U okviru zaštite osobnih podataka dobavljači, poslovni partneri i ostali ispitanici imaju sljedeća prava:

  1. pravo na pristup svojim osobnim podacima, tj. pravo zahtijevati potvrdu obrađuju li se njihovi osobni podaci te ako se takvi podaci obrađuju, pravo zahtijevati pristup i informacije o obradi i kopiju osobnih podataka koji se obrađuju;
  2. pravo na ispravak netočnih i nadopunu nepotpunih podataka;
  3. pravo na brisanje osobnih podataka, posebice ako takvi podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni, ako su nezakonito obrađeni, ako postoji obveza brisanja radi poštivanja pravnih obveza, ili ako ste danu privolu povukli;
  4. pravo na ograničavanje obrade osobnih podataka;
  5. pravo uložiti prigovor na obradu osobnih podataka;
  6. pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

HUB će poduzeti sve mjere kako bi omogućio da dobavljači, poslovni partneri i ostali ipitanici ostvare gore navedena prava, no u određenim slučajevima ostvarivanje tih prava može biti ograničeno ili isključeno.

  1. KOME SE MOŽETE OBRATITI S UPITIMA O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA?

Za bilo kakve dodatne informacije, slobodno se možete obratiti HUB-u putem emaila na adresu: info@hub.hr.

  1. IZMJENA OBAVIJESTI I PROČIŠĆENA VERZIJA

Ova Obavijest primjenjuje se od 25. svibnja 2018. godine te se može povremeno mijenjati. Posljednja verzija je ažurirana 24.03.2025. 2025. godine.

Zadnja verzija ove Obavijesti, koja će uvijek biti mjerodavna za obradu osobnih podataka dobavljača, poslovnih partnera i ostalih ispitanika dostupna je u prostorijama HUB-a ili na poveznici: www.hub.hr.